Iedereen wil AI in salesprocessen.

En dat is begrijpelijk, want anders wordt je ingehaald.

ChatGPT heeft laten zien wat mogelijk is. Bedrijven zien kansen. Salesteams willen efficiënter werken. AI-consultants beloven gouden bergen.

Maar hier is wat ik in de praktijk zie:

Wanneer je AI inzet in een rommelig proces, krijg je rommelige automatisering. Wanneer je AI gebruikt met slechte data, krijg je slechte output. En wanneer je processen niet gestroomlijnd zijn, kan je niet bepalen waar AI helpt.

AI versterkt wat je hebt. Het lost geen fundamentele problemen op.

Dat is waarom ik altijd begin met de volgende drie vragen. Simpel. Confronterend. En meestal onthutsend eerlijk in de antwoorden.

Vraag 1: Kunnen we ons sales proces tekenen?

En dan bedoel ik niet: “Ja, we hebben een CRM.”

Ik bedoel: kun je op een whiteboard tekenen hoe een lead door jullie organisatie stroomt? Van eerste contact tot deal gesloten naar klanttevredenheid?

Wat ik vaak zie:

We beginnen met veel energie het proces eenvoudig uit te tekenen. En na nog geen 20 minuten hebben we:

  • 3 verschillende definities van “lead”
  • 5 momenten waarop “iets naar sales ging”
  • Discussie over wie wat deed wanneer
  • Geen helder antwoord op “wat gebeurt er na een demo?”

En dit is geen uitzondering.

Waarom dit belangrijk is:

Als je je proces niet kunt tekenen, heb je geen proces. Je hebt een verzameling losstaande activiteiten die mensen doen “zoals het altijd gaat.”

En daar kun je geen AI op loslaten. Want wat moet die AI dan verbeteren?

Test het zelf:

Pak een whiteboard. Vraag 3 mensen uit je salesteam (niet alleen managers):

  • Hoe komt een lead binnen?
  • Wat gebeurt er daarna?
  • Wie doet wat wanneer?
  • Op welke knoppen druk je in je CRM?
  • Wanneer gaat het naar de volgende fase?

Als je 3 verschillende antwoorden krijgt, heb je geen proces, maar meerdere werkwijzen (met de beste intenties).

Wat te doen als het antwoord “nee” is:

  1. Teken het huidige proces: niet het ideale proces, maar wat er écht gebeurt
  2. Identificeer de chaos: waar wijken mensen af? Waarom?
  3. Maak het simpel: minder fases is beter dan veel vage fases
  4. Documenteer het: in begrijpelijke taal, niet in corporate jargon
  5. Train erop: niet op CRM-knoppen, maar op het waarom

Pas als iedereen hetzelfde proces volgt, kun je nadenken over automatisering.

Vraag 2: Volgt iedereen het proces echt?

Je hebt een proces getekend. Mooi. Maar wordt het gevolgd?

Want hier zit het probleem: het officiële proces in je CRM is vaak niet het echte proces.

Process mining is een sterk stuk gereedschap dat je geen bochten laat afsnijden als het gaat om definities en interpretaties.

Een klassiek voorbeeld is: “het is helemaal strak ingericht in ons CRM zodat leads alleen van links naar rechts er doorheen kunnen. Als iemand iets anders wil doen dan zijn de knoppen grijs dus het kan geeneens.”

Wat blijkt uit de process mining analyse:

  • 40% van de deals slaat fases over
  • 25% gaat terug naar eerdere fases (ondanks dit “per definitie” onmogelijk is)
  • 15% blijft maandenlang in dezelfde fase hangen
  • En het beste: 30 deals gaan van “nieuw” naar “gewonnen” in één dag

Dat is niet het proces volgen. Dat is het CRM invullen zodat je manager tevreden is.

Waarom dit belangrijk is:

Als mensen het proces niet volgen, is je data waardeloos. En waardeloze data betekent waardeloze AI.

Je kunt de beste AI ter wereld trainen op het voorspellen van deal succes. Maar als de helft van je historische data bestaat uit mensen die fases invullen “omdat het moet”, voorspelt je AI niets betrouwbaars.

Test het zelf:

Als je process mining software hebt: gebruik die.

Als je die niet hebt:

  1. Export 3 maanden CRM-data (deals, fases, timestamps)

  2. Check in Excel:

    • Hoeveel deals slaan fases over?
    • Hoeveel gaan een fase terug?
    • Wat is de gemiddelde en mediaan doorlooptijd per fase?
    • Hoeveel deals hebben >90 dagen geen update?

Of simpeler: vraag je salesteam of ze het proces volgen. Echt volgen. In de praktijk.

Als het antwoord “ja maar…” is, volgen ze het niet.

Wat te doen als het antwoord “nee” is:

  1. Snap het waarom: waarom wijken mensen af? Te complex? Klopt niet met de praktijk?
  2. Fix het proces: maak het simpeler, logischer, praktischer
  3. Leg uit waarom het belangrijk is: niet “vul je CRM in,” maar “zo helpen we elkaar en realiseren we samen betere resultaten”
  4. Maak het makkelijk: automatiseer waar kan, versimpel waar moet
  5. Meet het: niet om af te rekenen, maar om te verbeteren

Want een proces dat niemand volgt, is geen proces. Dat leidt verplichte en doelloze administratie.

Vraag 3: Meten we wat er gebeurt?

Je hebt een proces. Mensen volgen het. Nu: meet je wat er gebeurt?

En dan bedoel ik niet: “Ja, we hebben dashboards in ons CRM.”

Ik bedoel: kun je antwoorden op vragen zoals:

  • Hoeveel tijd zit er tussen eerste contact en demo?
  • Waar lopen deals vast?
  • Welke activiteiten correleren met gewonnen deals?
  • Hoeveel tijd besteden verkopers aan administratie vs. klantcontact?

Wat ik vaak zie:

“We meten alles,” zegt de manager.

We kijken naar de dashboards:

  • Aantal leads deze maand: 142
  • Aantal deals gewonnen: 8
  • Pipeline waarde: €340.000

“Oke,” zeg ik. “Maar waarom zijn die 8 deals gewonnen? En waarom zijn de andere 134 leads niet?”

Stilte.

Want ze meten output. Niet proces. En zonder procesmetingen kun je niet verbeteren.

Waarom dit belangrijk is:

Als je niet meet wat er gebeurt, kun je niet bepalen wat werkt.

En als je niet weet wat werkt, kun je niet bepalen waar AI zou helpen.

Moet AI helpen met lead scoring? Of met vervolgactiviteiten plannen? Of met pijnpunten in calls identificeren?

Zonder metingen is dat gokken.

Test het zelf:

Probeer deze vragen te beantwoorden (zonder te gissen):

  1. Hoeveel uur per week gaat naar CRM-administratie?
  2. Wat is de gemiddelde tijd van lead tot deal?
  3. Waar zitten de bottlenecks?
  4. Welke activiteiten voorspellen succes?
  5. Hoeveel leads worden nooit opgevolgd?

Als je bij 3 of meer “weet ik niet” zegt, meet je niet genoeg.

Wat te doen als het antwoord “nee” is:

  1. Begin simpel: kies 3-5 KPI’s (niet 50)
  2. Meet het proces: niet alleen output, ook wat ertussen zit
  3. Automatiseer waar kan: handmatige metingen doen mensen niet
  4. Maak het zichtbaar: dashboards die iedereen begrijpt
  5. Gebruik het: KPI’s en PI’s die niet leiden tot actie, zijn verspilling

En het mooie: als je dit meet, zie je vaak meteen waar problemen zitten. Nog voordat je over AI nadenkt.

Dus: voordat je over AI nadenkt…

  • AI is niet de oplossing voor een slecht proces.
  • AI is niet de oplossing voor slechte data.
  • AI is niet de oplossing als je niet meet wat werkt.

AI is een versterker. Het maakt goed beter. Maar het maakt slecht niet goed.

Daarom deze drie vragen:

  1. Kunnen we ons sales proces tekenen? (Zo niet: je hebt geen proces, je hebt chaos)
  2. Volgt iedereen het proces echt? (Zo niet: je data klopt niet, en je AI leert verkeerde dingen)
  3. Meten we wat er gebeurt? (Zo niet: je weet niet wat werkt, dus je weet niet wat te verbeteren)

Als je op alle drie “ja” kunt antwoorden, dan wordt AI interessant.

Want dan kun je:

  • AI trainen op betrouwbare data
  • AI inzetten op specifieke proces-stappen die je wilt verbeteren
  • AI-resultaten meten tegen je bestaande metrics
  • Grip houden op wat de AI doet (en waarom)

Maar als je antwoord op één van deze vragen “nee” is?

Begin daar. Niet bij AI.

Want een goed proces zonder AI is beter dan AI zonder goed proces.

Hulp nodig?

We helpen bedrijven hun sales proces helder te krijgen voordat we over AI praten. Geen quick fixes. Geen buzzwords. Geen gouden bergen. Gewoon: proces op orde, data kloppend, KPI’s helder.

Dan pas wordt AI zinvol.

Interesse? Neem contact op of kom naar de workshop.

We horen je graag.